Kurz gesagt: ZUGFeRD und XRechnung sind beide E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird vor allem von Behörden verlangt. ZUGFeRD ist eine lesbare PDF mit eingebetteter XML-Datei und passt im Profil EN 16931 (COMFORT) für die meisten Firmenkunden. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung, und Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Seit es die E-Rechnungspflicht gibt, hören viele Selbstständige zum ersten Mal die Wörter ZUGFeRD und XRechnung. Meist kommt die Frage dann vom Kunden: „Können Sie uns die Rechnung bitte als XRechnung schicken?“ Hier erfährst du, was hinter den beiden Formaten steckt und welches du wirklich brauchst.
Das Wichtigste in Kürze
- Beide sind echte E-Rechnungen. Sie folgen der europäischen Norm EN 16931 und lassen sich von der Buchhaltungssoftware deines Kunden automatisch einlesen.
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Menschen können sie ohne Programm kaum lesen.
- ZUGFeRD ist eine PDF, in der dieselben Daten zusätzlich als XML stecken. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, sein Programm liest die Daten.
- Eine normale PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Sie besteht nur aus Daten: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung, jede Position als eigenes Feld. Es gibt kein Layout, kein Logo und keine Seite zum Ausdrucken.
Gedacht ist sie für Programme. Die Buchhaltung deines Kunden liest die Datei ein, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Gemeinden, Schulen oder Bundesbehörden stellt, kommt an der XRechnung meist nicht vorbei. Dort wird zusätzlich oft eine sogenannte Leitweg-ID verlangt, die dir der Auftraggeber mitteilt.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verbindet zwei Welten: Du verschickst eine ganz normale PDF, die dein Kunde öffnen, lesen und ausdrucken kann. In dieser PDF ist zusätzlich eine XML-Datei eingebettet, die dieselben Rechnungsdaten enthält. Man spricht deshalb von einem hybriden Format.
Wichtig zu wissen: Steuerlich zählt bei ZUGFeRD der XML-Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die Daten im XML. Ein gutes Programm erzeugt beide Teile deshalb aus denselben Eingaben, damit es gar nicht erst zu Abweichungen kommt.
Nicht jede ZUGFeRD-Datei reicht für die Pflicht. Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums gelten die einfachen Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E-Rechnung, weil ihnen wichtige Angaben fehlen. Das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“ genannt) ist für die meisten Selbstständigen die richtige Wahl.
ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
- Aussehen: ZUGFeRD sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung. Die XRechnung ist eine Datendatei ohne Layout.
- Lesbarkeit für Menschen: ZUGFeRD ohne Hilfsmittel. Die XRechnung braucht einen Viewer.
- Automatische Verarbeitung: bei beiden möglich.
- Typische Empfänger: ZUGFeRD für Firmenkunden, die Rechnungen auch ansehen wollen. XRechnung für Behörden und Firmen, die es ausdrücklich verlangen.
- E-Rechnung im Sinne der Pflicht: beide, sofern sie der EN 16931 entsprechen.
Welches Format brauchst du?
Du schreibst Rechnungen an Firmen in Deutschland
Hier reicht in der Regel ZUGFeRD im Profil EN 16931. Dein Kunde bekommt eine lesbare PDF, und seine Buchhaltung kann die Daten trotzdem automatisch übernehmen. Frag im Zweifel kurz nach, welches Format er bevorzugt. Manche große Firmen verlangen ausdrücklich die XRechnung.
Du schreibst Rechnungen an Behörden
Dann brauchst du fast immer die XRechnung, meist mit Leitweg-ID. Die Rechnung wird häufig über ein Upload-Portal eingereicht. Die genauen Vorgaben stehen in deinem Auftrag oder kommen von der Stelle, die dich beauftragt hat.
Du schreibst Rechnungen an Privatkunden
Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Eine normale PDF oder Papierrechnung ist weiterhin in Ordnung.
Du bist Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können musst du sie aber, und zwar seit Januar 2025. Was das im Alltag bedeutet, steht im Ratgeber E-Rechnung 2027 für Kleinunternehmer.
Warum eine normale PDF nicht reicht
Viele denken: „Ich verschicke meine Rechnungen doch schon elektronisch per E-Mail.“ Das stimmt, aber eine PDF aus Word oder Excel ist nur ein Bild der Rechnung. Ein Programm müsste die Zahlen erst erkennen und abtippen. Eine E-Rechnung enthält die Daten dagegen in festen Feldern.
Bis Ende 2026 darfst du an Firmenkunden noch normale PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde einverstanden ist. Hattest du im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz, gilt das bis Ende 2027. Danach brauchen alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ein echtes E-Rechnungsformat. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer.
Häufige Fehler
- PDF umbenennen: Eine PDF wird nicht zur ZUGFeRD-Rechnung, nur weil sie so heißt. Das XML muss wirklich eingebettet sein.
- Falsches Profil: MINIMUM oder BASIC-WL reichen nicht.
- Nicht geprüft: Schon ein fehlendes Pflichtfeld kann dazu führen, dass die Buchhaltung des Kunden die Datei ablehnt. Lass deine Rechnungen deshalb mit einem Validator prüfen, bevor du sie verschickst.
- Nur die PDF aufbewahren: Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung im Originalformat, also mit dem XML-Teil.
Du weißt noch nicht, welches Format dein Kunde will? Im Rechnungs-Studio machst du aus derselben Rechnung per Klick eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung nach EN 16931. Bekommst du selbst E-Rechnungen, öffnest du XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien in lesbarer Form und lässt Summen und IBAN prüfen. Offline-App, deine Daten bleiben auf deinem Gerät, Einmalkauf ohne Abo.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung selbst öffnen?
Mit einem Texteditor siehst du nur Code. Zum Lesen brauchst du einen Viewer. Viele Rechnungsprogramme, auch unser Rechnungs-Studio, zeigen empfangene XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in lesbarer Form an.
Muss ich beide Formate anbieten?
Nein. Du brauchst das Format, das dein Kunde akzeptiert. Für die meisten Selbstständigen ist das ZUGFeRD. Praktisch ist aber ein Programm, das beides kann, damit du flexibel bleibst.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Fast. Factur-X ist der französische Name für denselben Standard. Aktuelle ZUGFeRD-Versionen und Factur-X sind technisch weitgehend gleich.
Brauche ich dafür ein teures Abo?
Nein. Viele Anbieter verlangen eine monatliche Gebühr, nötig ist das aber nicht. Es gibt auch Programme zum Einmalpreis.
E-Rechnungen ohne Abo erstellen
Mit dem Rechnungs-Studio erstellst du aus derselben Rechnung per Klick eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung nach EN 16931. Die Dateien sind mit dem Mustang-Validator geprüft. Vor dem Versand zeigt dir die App, ob Pflichtangaben fehlen. Sie läuft offline im Browser, du zahlst einmal, und deine Kundendaten bleiben auf deinem Gerät.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deinem Steuerberater.