Kurz gesagt: Den Stundensatz berechnest du mit der Formel jährlicher Umsatzbedarf ÷ fakturierbare Stunden pro Jahr. Der Umsatzbedarf umfasst betriebliche Kosten, deinen Unternehmerlohn und einen Gewinn- und Sicherheitspuffer. Beispiel: 72.000 € Umsatzbedarf bei 1.000 verkaufbaren Stunden ergeben 72 € pro Stunde, vor Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer. Rechne mit realistisch verkaufbaren Stunden, nicht mit 160 Stunden im Monat.
Ein sinnvoller Stundensatz entsteht nicht aus dem gewünschten Monatsverdienst geteilt durch 160 Arbeitsstunden. Freelancer und Selbstständige müssen auch Zeiten finanzieren, die nicht direkt an Kunden verrechnet werden können: Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung, Urlaub, Krankheit und interne Organisation.
Wer seinen Stundensatz berechnen möchte, braucht deshalb drei Größen: den jährlichen Umsatzbedarf, die realistisch fakturierbaren Stunden und einen ausreichenden Puffer für Gewinn und Risiken.
Die Grundformel für den Stundensatz
Als einfache Planungsformel gilt:
notwendiger Stundensatz = jährlicher Umsatzbedarf ÷ fakturierbare Stunden pro Jahr
Der jährliche Umsatzbedarf sollte mindestens die laufenden betrieblichen Kosten, den gewünschten Unternehmerlohn beziehungsweise persönlichen Einkommensbedarf und einen angemessenen Gewinn- oder Sicherheitspuffer berücksichtigen.
Wichtig: Diese Formel ist eine betriebswirtschaftliche Preisplanung. Persönliche Einkommensteuern, Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer und länderspezifische Abgaben müssen separat und passend zur eigenen Situation berücksichtigt werden.
Warum 160 Stunden pro Monat meist zu hoch angesetzt sind
Ein Monat mit rund 160 Arbeitsstunden bedeutet nicht, dass 160 Stunden verkauft werden können. Ein Teil der Arbeitszeit entfällt typischerweise auf nicht fakturierbare Aufgaben.
- Akquise und Erstgespräche
- Angebote und Kalkulation
- Rechnungen und Buchhaltung
- E-Mails und Administration
- Weiterbildung
- interne Planung
- Urlaub, Feiertage und Krankheit
- Leerlauf zwischen Projekten
Deshalb sollte der Stundensatz mit realistisch verkaufbaren Stunden berechnet werden und nicht mit der gesamten Anwesenheitszeit.
Stundensatz Schritt für Schritt berechnen
1. Betriebliche Fixkosten erfassen
Dazu gehören alle regelmäßig anfallenden Geschäftskosten, zum Beispiel Software, Versicherungen, Büro, Telefon, Internet, Hardware, Fahrzeug, Marketing, Buchhaltung oder externe Dienstleistungen.
2. Gewünschten Unternehmerlohn festlegen
Für die Preisplanung solltest du bestimmen, welches Einkommen dein Geschäft für dich erwirtschaften soll. Bei Einzelunternehmen ist ein Unternehmerlohn nicht automatisch eine buchhalterische Betriebsausgabe. Für die Kalkulation ist er trotzdem eine wichtige Zielgröße.
3. Gewinn- und Sicherheitspuffer einplanen
Ein Geschäft sollte nicht nur die laufenden Kosten decken. Ein Puffer hilft bei unerwarteten Ausgaben, schwächeren Monaten, Investitionen und Wachstum. Deshalb ist ein kalkulierter Überschuss sinnvoll.
4. Fakturierbare Jahresstunden realistisch schätzen
Ziehe Urlaub, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung und nicht abrechenbare interne Arbeit von der verfügbaren Arbeitszeit ab. Das Ergebnis sind die Stunden, die voraussichtlich tatsächlich an Kunden verkauft werden können.
5. Umsatzbedarf durch fakturierbare Stunden teilen
Das Ergebnis ist der notwendige kalkulatorische Mindeststundensatz vor den Steuern und Abgaben, die je nach Land, Rechtsform und konkreter Situation auf den Verkaufspreis oder den Gewinn wirken.
Beispiel: Stundensatz eines Freelancers berechnen
Ein Freelancer plant für ein Jahr mit folgenden Zielwerten:
- gewünschter Unternehmerlohn / Einkommensziel: 48.000 €
- betriebliche Kosten: 18.000 €
- Gewinn- und Sicherheitspuffer: 6.000 €
Damit ergibt sich ein geplanter Umsatzbedarf von 72.000 € pro Jahr.
Wenn realistisch 1.000 Stunden pro Jahr fakturiert werden können, lautet die Rechnung:
72.000 € ÷ 1.000 Stunden = 72 € pro Stunde
Der kalkulatorische Stundensatz beträgt in diesem Beispiel also 72 € vor einer gegebenenfalls zusätzlich auszuweisenden Umsatz- oder Mehrwertsteuer. In der Schweiz kann dieselbe Methode in CHF verwendet werden.
Stundensatz oder Tagessatz?
Für längere Beratungs- oder Projektleistungen wird häufig ein Tagessatz verwendet. Er lässt sich aus dem Stundensatz ableiten:
Tagessatz = Stundensatz × fakturierbare Stunden pro Tag
Bei 72 € pro Stunde und sieben fakturierbaren Stunden ergibt sich beispielsweise ein Tagessatz von 504 €. Ob sieben oder acht Stunden sinnvoll sind, hängt vom tatsächlichen Leistungsmodell ab.
Projektpreis aus dem Stundensatz berechnen
Auch bei Festpreisen bleibt der interne Stundensatz wichtig. Eine einfache Projektkalkulation kann so aussehen:
Projektpreis = geschätzte Projektstunden × kalkulatorischer Stundensatz + Risikopuffer
Benötigt ein Projekt voraussichtlich 20 Stunden und liegt der interne Stundensatz bei 72 €, ergeben sich zunächst 1.440 €. Danach können projektspezifische Risiken, Fremdkosten oder ein zusätzlicher Puffer berücksichtigt werden.
Der endgültige Marktpreis muss nicht exakt diesem rechnerischen Wert entsprechen. Erfahrung, Spezialisierung, Kundennutzen, Nachfrage und Wettbewerb beeinflussen ebenfalls den erzielbaren Preis. Die Kalkulation zeigt jedoch, unter welchem Niveau das Projekt wirtschaftlich kritisch werden kann.
Deutschland, Österreich und Schweiz: Was bleibt gleich?
Die betriebswirtschaftliche Logik ist im gesamten DACH-Raum ähnlich: Kosten, gewünschtes Einkommen, verfügbare Kapazität und Gewinnziel bestimmen den notwendigen Preis. Unterschiede bestehen unter anderem bei Währung, Steuern, Sozialabgaben, Rechtsformen und Rechnungsanforderungen.
- Deutschland: Preise und Steuerbehandlung passend zur eigenen Rechtsform und Umsatzsteuer-Situation prüfen.
- Österreich: ebenfalls mit den eigenen betrieblichen Kosten und den jeweils geltenden steuerlichen Rahmenbedingungen kalkulieren.
- Schweiz: dieselbe Formel kann in CHF verwendet werden; Mehrwertsteuer und persönliche Abgaben separat berücksichtigen.
Ein Stundensatz-Rechner sollte deshalb nicht versuchen, eine pauschale Steuerquote für alle Selbstständigen vorzugeben.
Die häufigsten Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation
- gesamte Arbeitszeit als fakturierbare Zeit ansetzen
- Urlaub und Krankheit nicht berücksichtigen
- Software, Versicherungen und Verwaltungskosten vergessen
- Akquise und Angebotsarbeit nicht einplanen
- keinen Gewinn- oder Risikopuffer kalkulieren
- Netto- und Bruttopreise verwechseln
- Stundensatz jahrelang nicht an Kostensteigerungen anpassen
- Festpreise ohne interne Stunden- und Kostenkalkulation anbieten
Wie oft sollte der Stundensatz neu berechnet werden?
Mindestens einmal pro Jahr und zusätzlich bei größeren Veränderungen. Dazu gehören steigende Fixkosten, neue Versicherungen, zusätzliche Software, weniger verfügbare Arbeitszeit, eine neue Positionierung oder ein deutlich verändertes Einkommensziel.
Auch nach größeren Projekten lohnt sich eine Nachkalkulation. Wenn regelmäßig mehr Stunden benötigt werden als geplant, sollte die zukünftige Preisberechnung angepasst werden.
Vom Stundensatz zum Angebot und zur Rechnung
Im Freelancer Business Planner rechnest du deinen Stundensatz mit dem eingebauten Rechner aus, schreibst Angebote und erfasst deine Zeiten je Kunde und Projekt. Brauchst du Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung), schreibst du sie im Rechnungs-Studio: Stundensatz als Position anlegen, Stunden eintragen, fertig. Beide Apps laufen offline, ohne Konto und ohne Abo.
Freelancer Business Planner ansehen
Weitere Werkzeuge zum Rechnen findest du unter Finanzen & Kalkulation.
Häufige Fragen zum Stundensatz
Welcher Stundensatz ist für Freelancer angemessen?
Es gibt keinen allgemein richtigen Wert. Der notwendige Stundensatz hängt von Kosten, fakturierbarer Arbeitszeit, Einkommensziel, Gewinnziel, Qualifikation, Branche und Marktposition ab.
Sollte Umsatzsteuer im Stundensatz enthalten sein?
Für die interne Kalkulation sollte klar zwischen dem eigenen Netto-Verkaufspreis und einer gegebenenfalls zusätzlich auszuweisenden Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer unterschieden werden. Die konkrete Behandlung richtet sich nach Land und persönlicher steuerlicher Situation.
Wie viele Stunden pro Jahr sind fakturierbar?
Das hängt stark vom Geschäftsmodell ab. Entscheidend ist, nicht automatisch die gesamte Arbeitszeit anzusetzen. Akquise, Administration, Urlaub, Krankheit und interne Aufgaben reduzieren die verkaufbare Kapazität.
Kann ich den Stundensatz auch für Festpreisprojekte verwenden?
Ja. Der interne Stundensatz ist eine wichtige Basis, um den Mindestwert eines Projekts aus geplantem Zeitaufwand und Kosten abzuleiten. Der tatsächliche Angebotspreis kann danach an Risiko, Nutzen und Markt angepasst werden.
Hinweis
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen betriebswirtschaftlichen Orientierung und ersetzt keine Steuer-, Rechts-, Finanz- oder Unternehmensberatung. Steuern, Sozialabgaben, Rechtsform und Rechnungsanforderungen müssen für die individuelle Situation in Deutschland, Österreich oder der Schweiz separat geprüft werden.