Kurz gesagt: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Umlegen darfst du nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind, verteilt nach einem Umlageschlüssel wie Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch. Kosten für Leerstand trägst du als Vermieter selbst, und abgezogen werden die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen.
Einmal im Jahr steht sie an: die Nebenkostenabrechnung. Wer ein paar Wohnungen privat vermietet, sammelt dann Rechnungen von Stadtwerken, Versicherung und Hausmeister zusammen und rechnet in Excel. Mit einer klaren Reihenfolge geht das schneller, und die häufigsten Fehler lassen sich vermeiden.
Die Frist: zwölf Monate
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2026, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein. Kommt sie zu spät, kannst du in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen.
Schritt 1: Alle Kosten des Jahres sammeln
Umlegen darfst du nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Die Betriebskostenverordnung nennt unter anderem:
- Grundsteuer
- Wasser und Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Allgemeinstrom, zum Beispiel für Treppenhaus und Keller
- Schornsteinfeger
- Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss, soweit noch zulässig
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Betriebskosten, wenn sie im Vertrag ausdrücklich genannt sind
Nicht umlagefähig sind zum Beispiel Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Bankgebühren und Rücklagen.
Schritt 2: Den richtigen Umlageschlüssel wählen
Der Umlageschlüssel legt fest, wie die Kosten auf die Wohnungen verteilt werden. Möglich sind unter anderem:
- Wohnfläche: der gesetzliche Standard, wenn nichts anderes vereinbart ist. Typisch für Grundsteuer und Versicherung.
- Personen: oft bei Wasser oder Müll, wenn kein Zähler vorhanden ist. Wichtig: Wer nicht das ganze Jahr da war, zählt nur anteilig nach Tagen.
- Wohneinheiten: gleich viel pro Wohnung, zum Beispiel beim Kabelanschluss.
- Verbrauch: nach Zählerstand, etwa bei Wasser mit Wohnungszählern.
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung: Meist müssen 50 bis 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Zusätzlich werden die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Oft liefert der Messdienst diesen Teil schon fertig.
Schritt 3: Mieterwechsel und Leerstand beachten
Ist ein Mieter im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, bekommt er nur die Kosten für die Tage, die er dort gewohnt hat. Kosten für leerstehende Wohnungen trägst du als Vermieter selbst. Sie dürfen nicht auf die anderen Mieter verteilt werden.
Schritt 4: Vorauszahlungen abziehen
Ziehe vom Kostenanteil des Mieters die Vorauszahlungen ab, die er tatsächlich gezahlt hat. Nicht die vereinbarten, sondern die geleisteten. Daraus ergibt sich die Nachzahlung oder das Guthaben.
Rechenbeispiel
Ein Haus mit 200 m² Wohnfläche, die Wohnung deines Mieters hat 60 m². Die Grundsteuer beträgt 900 € im Jahr.
- Anteil nach Fläche: 60 m² / 200 m² = 30 %
- Grundsteuer-Anteil des Mieters: 30 % von 900 € = 270 €
- Ist der Mieter erst am 1. April eingezogen, zählen nur 275 von 365 Tagen: 270 € × 275 / 365 = 203,42 €
So rechnest du jede Kostenart einzeln und zählst am Ende alles zusammen.
Was in der Abrechnung stehen muss
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten jeder Kostenart
- der verwendete Umlageschlüssel, verständlich erklärt
- der Anteil des Mieters je Kostenart
- die geleisteten Vorauszahlungen
- das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben
Der Mieter darf die Belege einsehen. Bewahre die Rechnungen deshalb geordnet auf.
Typische Fehler
- Abrechnung kommt zu spät, die Nachzahlung ist dann meist verloren
- Reparaturen oder Verwaltungskosten werden mit umgelegt
- Leerstand wird auf die anderen Mieter verteilt
- Personen werden nicht nach Tagen gerechnet, obwohl jemand ein- oder ausgezogen ist
- vereinbarte statt tatsächlich gezahlter Vorauszahlungen werden abgezogen
- der Umlageschlüssel steht nicht in der Abrechnung
Häufige Fragen
Bis wann muss der Mieter nachzahlen?
Die Nachzahlung ist in der Regel nach Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Viele Vermieter nennen eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen.
Wie lange kann der Mieter Einwände erheben?
Bis zu zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung.
Darf ich die Vorauszahlung nach der Abrechnung anpassen?
Ja, in angemessener Höhe auf Grundlage der letzten Abrechnung. Das sollte in Textform passieren.
Muss ich die Abrechnung per Post schicken?
Es genügt die Textform, also zum Beispiel auch per E-Mail. Wichtig ist, dass du nachweisen kannst, dass sie rechtzeitig angekommen ist.
Abrechnung übersichtlich vorbereiten
Lege dir für jedes Abrechnungsjahr eine einfache Tabelle an: eine Zeile je Kostenart mit dem Betrag laut Rechnung, dem Umlageschlüssel und dem Anteil je Wohnung. Trag Ein- und Auszüge gleich mit Datum ein, dann stimmen die Zeiträume. Prüfe vor dem Versand noch einmal die Frist und ob du die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen abgezogen hast.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung für Wohnraummietverhältnisse in Deutschland (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem Mietvertrag helfen Haus- und Grundbesitzervereine oder ein Anwalt.