Kurz gesagt: Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören auf Rechnungen über 250 Euro an Unternehmen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln nach § 33 UStDV.
Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, bekommt dein Kunde ein Problem: Er kann die Vorsteuer unter Umständen nicht abziehen und bittet dich um eine korrigierte Rechnung. Das kostet Zeit und verzögert die Zahlung. Mit dieser Checkliste prüfst du deine Rechnungen in zwei Minuten.
Checkliste: Diese Angaben gehören auf jede Rechnung
Für Rechnungen über 250 Euro an Unternehmen nennt § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, jeweils vollständig. Ein Postfach reicht als Anschrift aus.
- Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird. Buchstaben und Zahlen sind erlaubt, zum Beispiel „2026-0042“.
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung, so konkret, dass klar ist, was gemeint ist. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, also das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum. Ist er gleich dem Rechnungsdatum, genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeteilt sowie vereinbarte Rabatte oder Skonti, sofern sie nicht schon im Preis stecken.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer anfällt.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, wenn du für Privatkunden Arbeiten an einem Haus oder Grundstück ausführst, zum Beispiel als Handwerker.
- Das Wort „Gutschrift“, wenn dein Kunde die Abrechnung erstellt (Gutschriftverfahren).
Hinweise für Sonderfälle
- Reverse Charge (zum Beispiel Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland): „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie die USt-IdNr. beider Seiten.
- Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren in ein anderes EU-Land: Hinweis auf die Steuerbefreiung und beide USt-IdNrn.
- Steuerfreie Leistungen, zum Beispiel bestimmte Heil- oder Unterrichtsleistungen: kurzer Hinweis, warum keine Steuer berechnet wird.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV). Es genügen:
- dein Name und deine Anschrift
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- der Gesamtbetrag inklusive Steuer und der Steuersatz, bzw. ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier nicht vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen sind außerdem von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehört stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer etwas vereinfachte Rechnungsangaben. Trotzdem lohnt es sich, Rechnungen fortlaufend zu nummerieren und vollständige Angaben zu machen. Das erleichtert die eigene Buchhaltung und vermeidet Rückfragen. Welche Angaben in deinem Fall genau reichen, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Was die E-Rechnung für Kleinunternehmer bedeutet, steht im Ratgeber E-Rechnung 2027 für Kleinunternehmer.
Die häufigsten Fehler
- Leistungsdatum fehlt. Das ist der Klassiker. Das Rechnungsdatum allein reicht nicht.
- Leistung zu ungenau beschrieben. „Beratung“ ohne Zeitraum oder Projekt ist zu wenig.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben, etwa weil zwei Excel-Vorlagen parallel genutzt werden.
- Falscher Steuersatz oder fehlender Hinweis bei Reverse Charge.
- Verschickte Rechnung nachträglich geändert, statt sie per Stornorechnung oder Gutschrift zu korrigieren.
Was gilt für E-Rechnungen?
Für E-Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben. Der Unterschied: Sie stehen in festen Datenfeldern statt nur als Text auf der Seite. Wie das funktioniert, liest du in E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt.
Die typischen Fehler gar nicht erst machen? Im Rechnungs-Studio vergibt die App Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos, abgeschlossene Rechnungen werden gesperrt, und Korrekturen laufen über eine Gutschrift. Der Rechnungs-Check zeigt dir live, wenn Leistungsdatum, Steuernummer oder die USt-IdNr. bei Reverse Charge fehlen. Mit „Beheben“ springst du direkt zum Feld. Offline-App, deine Daten bleiben auf deinem Gerät, Einmalkauf ohne Abo.
Häufige Fragen
Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Bei Leistungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Im eigenen Interesse lohnt es sich, deutlich früher abzurechnen.
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Du darfst mehrere Nummernkreise nutzen, zum Beispiel pro Jahr.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung bleibt eine Forderung, die dein Kunde bezahlen muss. Er kann aber die Vorsteuer daraus unter Umständen nicht abziehen und wird eine Korrektur verlangen. Die korrigierte Rechnung muss sich auf die ursprüngliche beziehen.
Brauche ich auf der Rechnung eine Unterschrift?
Nein. Eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe.
Pflichtangaben automatisch prüfen lassen
Im Rechnungs-Studio prüft die App jede Rechnung schon während du schreibst: Leistungsdatum, Steuernummer, Anschrift, Zahlendreher in der IBAN, Hinweise zur Umsatzsteuer und Reverse Charge. Rechnungsnummern laufen automatisch fortlaufend, und fertige Rechnungen werden gesperrt, damit nichts versehentlich geändert wird. Auf Wunsch wird daraus eine E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung. Die App läuft offline, ohne Abo, und deine Daten bleiben auf deinem Gerät.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deinem Steuerberater.