Kurz gesagt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können – dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen: Für ihre eigenen Leistungen gilt nach den BMF-Regeln eine Ausnahme, eine sonstige Rechnung bleibt erlaubt. Die 800.000-Euro-Grenze für 2027 ist eine andere Regel und gilt für alle Rechnungsaussteller.
Bei der E-Rechnung werden zwei Fragen häufig vermischt: Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? und muss er E-Rechnungen empfangen können? Für 2027 ist diese Unterscheidung entscheidend.
Wer den praktischen Rechnungseingang organisieren möchte, findet im Ratgeber E-Rechnung 2027: Empfang, Prüfung & Workflow den kompletten Ablauf vom Eingang bis zum Archiv.
Müssen Kleinunternehmer 2027 E-Rechnungen empfangen?
Ja. Das Bundesministerium der Finanzen stellt ausdrücklich klar, dass für inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 die Möglichkeit zum Empfang einer E-Rechnung bestehen muss. Dazu zählen auch Kleinunternehmer. Eine besondere Ausnahme vom Empfang gibt es für sie nicht.
Für den technischen Empfang reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. In der Praxis ist damit aber nur der Übertragungsweg gelöst. Unternehmen sollten zusätzlich klären, wie eingehende Rechnungen erfasst, geprüft, freigegeben, nach Fälligkeit überwacht und nachvollziehbar abgelegt werden.
Müssen Kleinunternehmer 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, nennt das BMF eine ausdrückliche Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung. In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wichtig ist die Abgrenzung: Die Ausnahme betrifft die Ausstellung eigener Rechnungen. Sie hebt die Pflicht, E-Rechnungen anderer inländischer Unternehmen empfangen zu können, nicht auf. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, kann sich die Einordnung ändern; dann sind die jeweils aktuellen Voraussetzungen zu prüfen.
Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze für 2027?
Daneben gibt es eine allgemeine Übergangsregelung für Rechnungsaussteller. Für Umsätze im Jahr 2027 kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Diese Übergangsregel ist von der speziellen Kleinunternehmer-Ausnahme zu unterscheiden. Für Kleinunternehmer ist die Ausnahme von der E-Rechnungs-Ausstellung nicht einfach nur eine Folge der 800.000-Euro-Grenze.
Einfacher E-Rechnungs-Workflow für kleine Unternehmen
- Eingang bündeln: ein zentrales E-Mail-Postfach oder klar definierte Eingangskanäle verwenden.
- Rechnung registrieren: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Eingangsdatum und Fälligkeit erfassen.
- Prüfung dokumentieren: Zuständigkeit, technische Lesbarkeit und internen Prüfstatus festhalten.
- Fälligkeiten überwachen: offene, freigegebene und bezahlte Rechnungen sauber unterscheiden.
- Ablage organisieren: Originaldatei und Archivpfad nachvollziehbar dokumentieren.
Wer selbst E-Rechnungen ausstellen möchte, kann das mit dem Rechnungs-Studio tun: Es erstellt Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung, läuft offline im Browser und kostet kein Abo. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware und keine Steuerberatung.
Ist eine normale PDF bereits eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne den gesetzlich erforderlichen strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im engeren gesetzlichen Sinn. Während der Übergangsfristen können sonstige elektronische Rechnungsformate unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin zulässig sein. Den Unterschied der beiden E-Rechnungsformate erklärt der Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.
Was sollten Kleinunternehmer jetzt konkret tun?
- prüfen, welches Postfach für E-Rechnungen verwendet wird
- Lieferanten den gewünschten Empfangskanal nennen
- einen festen Ablauf für Prüfung und Freigabe definieren
- Fälligkeiten und Bearbeitungsstatus zentral dokumentieren
- bei einem Wechsel der Besteuerungsform die Rechnungsanforderungen erneut prüfen
Rechnungen ohne Rückfragen schreiben? Im Rechnungs-Studio prüft die App schon beim Schreiben, ob Pflichtangaben fehlen, auch der Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG. Möchte ein Kunde eine E-Rechnung, erstellst du sie mit einem Klick als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung. Erhaltene E-Rechnungen öffnest du in lesbarer Form. Offline-App, deine Daten bleiben auf deinem Gerät, Einmalkauf ohne Abo.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Braucht ein Kleinunternehmer spezielle Software, nur um eine E-Rechnung zu empfangen?
Für den reinen Empfang verlangt das BMF keinen bestimmten Übertragungsweg; ein E-Mail-Postfach kann genügen. Für Darstellung, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung können je nach Prozess zusätzliche Anwendungen erforderlich oder sinnvoll sein.
Gilt die Empfangspflicht auch, wenn ich selbst keine E-Rechnungen ausstellen muss?
Ja. Genau hier liegt der häufigste Irrtum: Die Ausnahme von der Ausstellungspflicht für Leistungen von Kleinunternehmern bedeutet nicht, dass sie keine E-Rechnungen empfangen können müssen.
Gilt die 800.000-Euro-Grenze automatisch für jeden Kleinunternehmer?
Die 800.000-Euro-Grenze gehört zur allgemeinen gesetzlichen Übergangsregel für Rechnungsaussteller im Jahr 2027. Die besondere Ausnahme für Leistungen von Kleinunternehmern ist davon getrennt zu betrachten.
Weiterlesen
- ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschied und welches Format du brauchst
- E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt, auch ohne Abo
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste nach § 14 UStG
Amtliche Quellen
Grundlage dieser Übersicht sind die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung sowie die Übergangsregelungen in § 27 Absatz 38 UStG.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Für den Einzelfall sind die aktuellen gesetzlichen Regelungen und gegebenenfalls eine fachliche Beratung maßgeblich.