E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt, auch ohne Abo

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben wie jede ordentliche Rechnung, nur in festen Datenfeldern. Du hinterlegst deine Daten und die Kundendaten, trägst Positionen, Leistungsdatum und Steuersatz ein, prüfst inhaltlich und technisch nach EN 16931 und erzeugst eine ZUGFeRD-PDF oder XRechnung. Word und Excel reichen dafür nicht. Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Originalformat mit XML-Teil, nach aktueller Rechtslage acht Jahre.

Die erste E-Rechnung wirkt komplizierter, als sie ist. Inhaltlich steht darauf dasselbe wie auf jeder ordentlichen Rechnung. Neu ist nur, dass die Angaben in festen Datenfeldern stehen müssen, damit die Buchhaltung deines Kunden sie automatisch einlesen kann. Diese Anleitung zeigt dir den Ablauf in sechs Schritten.

Falls du noch nicht weißt, ob du ZUGFeRD oder XRechnung brauchst, lies zuerst ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschied und welches Format du brauchst.

Schritt 1: Deine eigenen Daten einmal sauber hinterlegen

Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung. Wenn du sie einmal richtig einträgst, sparst du dir später viele Fehler:

• Name bzw. Firmenname und vollständige Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bankverbindung mit IBAN
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer für Rückfragen

Gerade bei der IBAN schleichen sich schnell Zahlendreher ein. Ein gutes Programm prüft die Prüfziffer und warnt dich sofort.

Schritt 2: Kundendaten vollständig anlegen

Für eine E-Rechnung braucht dein Kunde vollständige Stammdaten: Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land. Liefert oder leistest du ins EU-Ausland, kommt seine USt-IdNr. dazu. Manche Firmen geben dir außerdem eine Bestell- oder Referenznummer vor. Behörden verlangen meist eine Leitweg-ID. Trag diese Angaben beim Kunden ein, dann landen sie automatisch auf jeder Rechnung.

Schritt 3: Positionen, Leistungsdatum und Steuersatz eintragen

Jede Position braucht eine verständliche Bezeichnung, die Menge mit Einheit (zum Beispiel Stunden oder Stück), den Einzelpreis und den Steuersatz. Dazu kommt das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum. Das Leistungsdatum gehört zu den Angaben, die am häufigsten vergessen werden.

Sonderfälle brauchen einen Hinweis auf der Rechnung, zum Beispiel:

• Reverse Charge bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• Kleinunternehmer: Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
• Steuerfreie Leistungen: der Grund für die Steuerbefreiung

Welche Angaben eine Rechnung insgesamt braucht, findest du in der Checkliste zu den Pflichtangaben.

Schritt 4: Vor dem Versand prüfen

Bei E-Rechnungen gibt es zwei Arten von Prüfung:

1. Inhaltlich: Sind alle Pflichtangaben da, stimmen Summen und Steuer?
2. Technisch: Entspricht die Datei der Norm EN 16931? Dafür gibt es Prüfprogramme, sogenannte Validatoren.

Die technische Prüfung ist wichtig, weil die Buchhaltungssoftware deines Kunden fehlerhafte Dateien unter Umständen ablehnt. Dann wartest du länger auf dein Geld.

Schritt 5: Format erzeugen und verschicken

Erzeuge die Rechnung im Format, das dein Kunde möchte. Bei Firmenkunden ist das meist eine ZUGFeRD-PDF, bei Behörden die XRechnung. Verschicken kannst du beides ganz normal per E-Mail. Ein besonderes Postfach oder Portal brauchst du nur, wenn dein Kunde es vorgibt.

Wichtig: Schick die Datei so, wie sie aus dem Programm kommt. Wenn du eine ZUGFeRD-PDF noch einmal über „Drucken als PDF“ speicherst, geht der eingebettete XML-Teil verloren. Dann ist es keine E-Rechnung mehr.

Schritt 6: Zahlung verfolgen und richtig aufbewahren

Halte fest, wann die Rechnung bezahlt wurde, und erinnere rechtzeitig, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Aufbewahren musst du E-Rechnungen im Originalformat, also mit dem XML-Teil. Nach aktueller Rechtslage gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Ein Ausdruck auf Papier reicht dafür nicht.

Typische Fehler bei der ersten E-Rechnung

• Leistungsdatum fehlt oder ist nur als „wie besprochen“ angegeben
• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder nicht fortlaufend
• Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt
• Referenznummer oder Leitweg-ID des Kunden fehlt
• ZUGFeRD-PDF nachträglich bearbeitet oder neu gespeichert
• Rechnung nach dem Versand geändert statt mit einer Gutschrift bzw. Stornorechnung korrigiert

Häufige Fragen

Kann ich eine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Word und Excel erzeugen nur eine normale PDF ohne strukturierte Daten. Für eine E-Rechnung brauchst du ein Programm, das ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann.

Gibt es kostenlose Möglichkeiten?

Ja. Es gibt Online-Formulare, mit denen du einzelne E-Rechnungen erstellen kannst. Dafür gibst du deine Kundendaten aber auf fremden Servern ein und trägst bei jeder Rechnung vieles neu ein. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit einem eigenen Programm deutlich Zeit.

Wie korrigiere ich eine falsche E-Rechnung?

Eine verschickte Rechnung wird nicht einfach geändert. Du erstellst eine Stornorechnung oder Gutschrift, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, und danach bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung.

Brauche ich Internet, um E-Rechnungen zu erstellen?

Nicht unbedingt. Es gibt Programme, die komplett auf deinem Gerät laufen. Internet brauchst du dann nur zum Verschicken der E-Mail.

So geht es mit dem Rechnungs-Studio

Das Rechnungs-Studio führt dich genau durch diese Schritte. Du wählst den Kunden, trägst die Positionen ein, und die Rechnungsprüfung zeigt dir live, was noch fehlt, vom Leistungsdatum bis zum Zahlendreher in der IBAN. Per Klick entsteht daraus eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung nach EN 16931, geprüft mit dem Mustang-Validator. Rechnungsnummern laufen automatisch fortlaufend, fertige Rechnungen sind gesperrt, und Korrekturen machst du sauber per Gutschrift. Die App läuft offline im Browser, ohne Abo, und deine Daten bleiben auf deinem Gerät.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall sprich bitte mit deinem Steuerberater.