Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 sind sonstige Rechnungen weiter möglich, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis 31.12.2027. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung. Für den Empfang brauchst du einen festen Ablauf von Eingang über Prüfung, Freigabe und Zahlung bis zum Archiv.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Wer den Rechnungseingang jetzt sauber organisiert, reduziert Rückfragen, verpasste Fälligkeiten und ungeklärte Archivfälle.
Selbst E-Rechnungen schreiben: Mit dem Rechnungs-Studio erstellst du Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung, direkt im Browser und ohne Abo. Deine Daten bleiben dabei auf deinem Gerät.
Speziell für Kleinunternehmer: Im neuen Ratgeber E-Rechnung 2027 für Kleinunternehmer: Pflicht & Ausnahmen erklären wir getrennt, was für den Empfang gilt und wann eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht besteht.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne der deutschen Regelung ist keine einfache PDF-Datei per E-Mail. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten. In Deutschland spielen insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD / Factur-X eine wichtige Rolle. Worin sich die beiden unterscheiden, erklärt der Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.
Welche Fristen gelten 2026 und 2027?
- Seit 01.01.2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31.12.2026: Rechnungsaussteller können im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
- 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31.12.2027.
- Nach Ablauf der Übergangsfristen: Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen ist die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, soweit keine Ausnahme greift.
Die konkrete steuerliche Einordnung und mögliche Ausnahmen sind anhand der aktuellen BMF-Regelungen zu prüfen.
Was Unternehmen beim E-Rechnung-Empfang organisieren sollten
Der reine Empfang einer XML-Datei löst den Prozess noch nicht. In der Praxis müssen Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Fälligkeit und Ablage zusammenpassen.
- zentrale Eingangskanäle definieren
- Originaldatei und Rechnungsformat dokumentieren
- Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe festlegen
- Fälligkeit und offenen Betrag überwachen
- Archivpfad und Bearbeitungsstatus nachvollziehbar dokumentieren
- Ausnahmen und Klärfälle sichtbar halten
E-Rechnung Workflow: vom Eingang bis zum Archiv
- Empfang: E-Mail-Postfächer, Portale und weitere Eingangskanäle festlegen.
- Erfassung: Rechnung mit Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Format und Fälligkeit zentral registrieren.
- Prüfung: Zuständigkeit, Inhalt und technische Lesbarkeit kontrollieren; formale Validierung bei Bedarf mit geeigneten Anwendungen durchführen.
- Freigabe: internen Prüf- und Freigabestatus dokumentieren.
- Zahlung: offene und überfällige Beträge überwachen.
- Archiv: Originaldatei und Archivpfad nachvollziehbar festhalten.
E-Rechnung mit Excel organisieren: was möglich ist – und was nicht
Excel kann als internes Kontroll- und Organisationssystem sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen einen überschaubaren Rechnungseingang strukturiert dokumentieren möchte. Es kann Register, Fälligkeiten, Zuständigkeiten, Prüfstatus und Ausnahmen bündeln. Excel ersetzt jedoch weder eine formale E-Rechnungsvalidierung noch automatisch eine revisionssichere Archiv- oder Buchhaltungslösung.
Praxishilfe: E-Rechnungen selbst erstellen
Wenn du auch beim Versand auf E-Rechnung umstellen möchtest, hilft das Rechnungs-Studio: Es erstellt Angebote und Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung, behält den Zahlungsstatus im Blick und läuft offline, ohne Konto und ohne Abo. Wie du dabei Schritt für Schritt vorgehst, zeigt die Anleitung E-Rechnung erstellen.
Weitere passende Systeme für Rechnungs-, Zahlungs- und Kalkulationsprozesse findest du unter Finanzen & Kalkulation.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF als E-Rechnung?
Eine einfache PDF ohne den erforderlichen strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definition.
Muss jedes Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Der Empfang muss seit 1. Januar 2025 gewährleistet sein.
Kann Excel eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei validieren?
Nicht automatisch. Dafür ist eine geeignete Validierungsanwendung erforderlich. Das Rechnungs-Studio zeigt empfangene XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar an und lässt Summen und IBAN prüfen. Einen formalen Validator für eingehende Rechnungen ersetzt es aber nicht.
Weiterlesen
- ZUGFeRD oder XRechnung: Unterschied und welches Format du brauchst
- E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt, auch ohne Abo
- Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste nach § 14 UStG
Wichtiger Hinweis
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuer-, Rechts-, Buchhaltungs- oder IT-Beratung. Die konkreten Pflichten und Ausnahmen müssen für den Einzelfall geprüft werden. Quellenbasis: Bundesministerium der Finanzen, BMF-FAQ zur E-Rechnung und einschlägige BMF-Schreiben. Stand: 8. September 2026.