Kurz gesagt: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, auch Papier ist erlaubt. Für Minijobs und bestimmte Branchen verlangt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung bis zum siebten Tag und zwei Jahre Aufbewahrung. Ein neues Gesetz ist angekündigt, aber noch nicht beschlossen.
Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Ein neues Gesetz mit genauen Vorgaben ist angekündigt, aber noch nicht beschlossen. Was heißt das für kleine Betriebe, Stand Oktober 2026?
Was heute schon gilt
- Pflicht zur Erfassung: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21) müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Eine bestimmte Form, etwa elektronisch, ist derzeit nicht vorgeschrieben.
- Minijobs und bestimmte Branchen: Nach dem Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit bei Minijobbern und in bestimmten Branchen – darunter Gastronomie und Beherbergung – spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Überstunden: Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag muss schon lange nach dem Arbeitszeitgesetz aufgezeichnet werden.
Was geplant ist
Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf vorgelegt. Nach Berichten (Stand Sommer 2026) befindet er sich noch in der Abstimmung innerhalb der Regierung; wann und in welcher Form er beschlossen wird, ist offen. Diskutiert werden unter anderem:
- Erfassung grundsätzlich elektronisch
- dauerhafte Ausnahme für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten, die weiter von Hand aufzeichnen dürfen
- gestaffelte Übergangsfristen, länger für kleinere Unternehmen
- eine mögliche wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, allerdings nur mit Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung; die 11 Stunden Ruhezeit sollen bleiben
Bis ein Gesetz verabschiedet ist, kann sich daran noch viel ändern. Prüfe vor Entscheidungen den aktuellen Stand.
Was eine gute Zeiterfassung im kleinen Betrieb können sollte
- Beginn, Ende und Pausen je Tag – nicht nur eine Stundensumme
- Einfach genug, dass es wirklich jeden Tag gemacht wird, zum Beispiel per Antippen am Eingang
- Nachträgliche Änderungen erkennbar, damit Korrekturen nachvollziehbar bleiben
- Monatsübersicht je Person mit Soll, Ist und Stundenkonto
- Stundenzettel zum Unterschreiben, für Lohnbüro oder Prüfung
- Daten sicher aufbewahrt – es sind Personaldaten
Papier, Excel oder App?
Papier ist erlaubt, solange es vollständig und nachvollziehbar ist, kostet aber Zeit beim Zusammenrechnen. Excel rechnet, erkennt aber keine vergessenen Pausen und zeigt nicht, wer etwas geändert hat. Eine App spart die meiste Zeit, sollte aber nicht jeden Monat Geld kosten und deine Daten nicht ungefragt in eine Cloud schicken.
Zeiterfassung ohne Zettel? Mit der Stempeluhr im Team-Planer tippen Mitarbeiter am Tablet oder Handy auf ihren Namen, Kommen und Gehen sind erfasst, und die Pause wird nach deinen Regeln abgezogen. Dazu kommen ein Stundenkonto mit Über- und Minusstunden und der Stundenzettel als PDF mit Unterschriftsfeldern. Offline-App, deine Daten bleiben auf deinem Gerät, Einmalkauf ohne Abo.
Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Betrieb jetzt eine elektronische Zeiterfassung kaufen?
Nach heutigem Stand ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Erfassen musst du die Arbeitszeit aber schon jetzt. Wenn das neue Gesetz kommt, sollen Kleinbetriebe nach dem Entwurf Ausnahmen und lange Übergangsfristen bekommen.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Nach Mindestlohngesetz und Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre. Für Lohnunterlagen können längere steuerliche Fristen gelten – das klärst du mit deinem Lohnbüro.
Zählt der Dienstplan als Zeiterfassung?
Nein. Der Plan zeigt, wann jemand arbeiten soll. Erfasst werden muss, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Wie du einen guten Plan aufbaust, steht in Dienstplan erstellen.
Zeiterfassung ohne Zettelwirtschaft
Im Team-Planer stempeln Mitarbeiter per Antippen am Tablet oder Handy, die Pause wird nach deinen Regeln abgezogen, und geänderte Zeiten sind im Stundenzettel als „korrigiert“ markiert. Stundenkonto, Monatsübersicht und Stundenzettel als PDF entstehen automatisch, dazu eine Excel-Datei für dein Lohnbüro. Die App läuft offline, ohne Abo, und die Daten liegen verschlüsselt auf deinem Gerät. Für Projektzeiten mit Kosten passt auch unser Ratgeber Zeiterfassung mit Excel-Vorlage.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Praxishilfe (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetzesvorhaben können sich ändern – bitte prüfe den aktuellen Stand.